Mercaderias en Stock

El manejo de mercaderias o inventario físico es una actividad central en casi todas las empresas. 

Para cualquier emprendimiento su éxito depende de tener los productos que el cliente quiere en el lugar y momento que lo necesitan, de lo contrario comprarán en otra parte.

Por otra parte, tener stock de mercaderias excesivos es un uso ineficiente de los recursos financieros de la empresa.

En tercer lugar, es necesario controlar tu stock de mercaderías para evitar desprolijidades e incluso fraudes. Si tus funcionarios saben que hay controles de stock sólidos implantados se sentirán menos tentados a hacer cosas incorrectas en el manejo de mercaderías de la empresa.

¿Quieres conocer nuestras soluciones a medida?

En Contabilidad Desnuda te proponemos seguir nuestro curso de capacitación general para poner en marcha tu sistema.

Pero si no te interesa seguir el curso ahora mismo te sugerimos visites nuestra página de software a medida para enterarte de las soluciones concretas que ofrecemos para tu negocio.

Estos son los pasos para realizar tu Inventario Inicial

Cada paso es una lección práctica para llegar a tu Balance Inicial y estar listo/a para iniciar tu contabilidad de todos los días...

  • Inventario Inicial(¡debemos hacerlo para iniciar tu contabilidad!)
  • Cuenta Bancos (¡te explicamos como crear y usar cuentas bancarias en tu sistema contable!)
  • Empleados (!te mostramos como manejar las cuentas de los funcionarios de tu empresa!)
  • Proveedores (!practica como manejar las cuentas de tus proveedores!)
  • Mercaderías (!estás aquí!)
  • Inventario de Mercaderías (!te mostramos como hacer el inventario de mercaderías de reventa de tu empresa!)
  • Cuentas Vendedores (!debes registrar a los vendedores de tu empresa y te mostramos como gytano.online te facilita las cosas!)
  • Registrar Clientes (!Debes registrar a tus clientes y te mostramos cómo hacerlo!)
  • Activos Fijos (Pueden ser el valor mas importante del patrimonio de tu empresa. ¡Hay que registrarlos!)
  • Tu Primer Balance (Este es el fruto de todo el trabajo de tu Inventario Inicial. ¡Ahora sabes cual es el Patrimonio de tu empresa!)

Aclaración: el uso de nuestro software contable durante las prácticas es gratuito y sin ningún compromiso, está a tu disposición para que puedes realizar tus prácticas.

Importante: para realizar tus prácticas necesitas hacer uso de tu software de contabilidad previamente registrado con nosotros. Por favor, has click en este link:

Login a Gytano.online y tu sistema de contabilidad se abrirá en una pestaña separada y paralela a tu curso. A partir de allí puedes pasarte fácilmente de tu sistema contable al curso y viceversa haciendo click en la pestaña correspondiente.


Si aún no has activado tu sistema de contabilidad por favor ve a la página Cómo hacer mi contabilidad donde te explicamos cómo hacerlo.

Importante:

Ten en cuenta que gytano.online te ofrecerá la posibilidad de ver la página de contabilidad-desnuda.com que explica la funcionalidad que estas queriendo usar. 

Estando en tu sistema contable solo necesitas hacer click en el botón Ayuda y se abrirá la página que te explica todo lo que necesitas saber.


Resumiendo: La contabilidad es una herramienta indispensable para hacer un manejo prolijo de tu inventario de mercaderias


En esta lección continuamos con nuestro inventario inicial y una tarea importante es definir el stock de productos o mercaderías de reventa que tu empresa maneja.

Mercaderias es una cuenta del Activo en el patrimonio de tu empresa.

Aquí aprenderemos como registrar en tu sistema contable los productos que componen tu stock.

El primer paso es crear Grupos que permitan clasificar de una manera lógica los productos de tu stock. La finalidad es poder ver todas la mercaderias y servicios que ofrece tu empresa con un criterio que te sea útil.

Para hacer esto entramos en el Módulo de Stock - Mercaderías y Servicios - Crear Grupo.

Crear los grupos de mercaderias es tan simple como digitar el nombre o descripción del grupo y apretar el botón Registrar como podrás ver en la página Crear Grupo.

¿Qué pasa si no quiero "agrupar" las mercaderias de mi empresa?

Igual debes registrar al menos un grupo con un nombre genérico como podría ser "Productos".

Si tu empresa ofrece una combinación de mercaderias físicas y servicios a sus clientes entonces sería útil definir al menos dos grupos: "Productos" y "Servicios".

En la empresa imaginaria de nuestra práctica definiremos tres grupos de mercaderías/servicios. Harinas, Insumos y Cursos. La empresa ofrece Harinas, Insumos (de panadería y confitería) y Cursos (de capacitación a sus clientes).

Una sugerencia

Registrar las mercaderias que comercializa tu emprendimiento en tu sistema contable es quizás la tarea que insume más tiempo en tu inventario inicial dependiendo de cuantas mercaderías maneja tu empresa.

¿La buena noticia? Gytano.online es un sistema que permite múltiples usuarios trabajando simultáneamente con tu contabilidad. Si tienes la posibilidad de usar mas de una computadora o dispositivo conectado a Internet este es el momento de trabajar en equipo para efectuar esta tarea.

Creados los Grupos entonces estamos listos para empezar a registrar cada mercaderia o servicio de nuestro inventario.

Para hacer esto seleccionamos Módulo de Stock - Mercaderías y Servicios - Crear Nueva Mercadería/Servicio.

Esta es la página para Crear Nueva Mercaderia/Servicio:

Lo primero es elegir la moneda de cuenta de la mercadería, es decir, la moneda que usamos cuando compramos y vendemos la mercadería.

Gytano.online siempre te sugiere usar Guaraníes pero también admite usar el Dólar si es que sueles comprar/vender tus productos en esta moneda. En nuestro ejemplo la moneda es guaraníes.

Proveedor habitual es exactamente eso, el proveedor al que habitualmente le compras esta mercaderia. Podrás ver que haciendo click en la lista de proveedores, además de los proveedores ya registrados en tu sistema contable también existe la opción de elegir "Ningún Proveedor". Si compras la mercadería en cuestión a distintos proveedores sin ninguna preferencia especial entonces debes elegir la opción "Ningún Proveedor".

La selección del proveedor habitual que hagas ahora de ninguna manera te impedirá que mañana le compres a otro distinto. La razón de elegir el proveedor habitual es simplemente para recordarte cual es el proveedor al que le compras esta mercadería, ahorrarte tiempo y evitar errores en la registración de futuras compras. Además, puedes cambiar el proveedor habitual de una mercadería cuando quieras.

Veamos ahora el resto de los datos necesarios para registrar la mercadería.


La descripción de la mercaderia debería incluir primero la marca comercial y una breve descripción de las características del producto que lo diferencie de otras mercaderías.

Nota: la descripción de la mercadería no puede tener mas de 50 caracteres de longitud incluidos los espacios. Este es el límite máximo de espacio físico en la impresión de facturas de venta.


Haciendo click en la lista de Grupos te aparecerán todos los grupos que creamos previamente y debes elegir uno al que pertenezca la mercadería que estamos registrando.

En nuestro ejemplo la mercadería pertenece al grupo "Harinas".


El uso de códigos de barras para identificar mercaderias esta muy extendido porque aporta rapidez y precisión en las registraciones.

¿Cuándo usar códigos de barras? Si la mayoría de los productos que comercializa tu empresa tienen un código de barras estandarizado deberías usarlos porque te ahorrará tiempo y errores en tus registraciones. 

Para usar códigos de barras en tu contabilidad deberás poseer una lectora de códigos. Lo que hace este equipo es leer el código y lo traduce automáticamente a su representación alfa-numérica y que es única para esa mercadería.

El uso de códigos de barras es indispensable en empresas tales como supermercados, farmacias, servicios de correos y encomiendas y empresas de logística de distribución.


Pero no es necesario si tu emprendimiento es exclusivamente un prestador de servicios (no comercializa productos físicos). Por ejemplo, si prestas servicios profesionales que no involucran el uso de productos físicos (asesor, auditor, abogado, médico, diseñador gráfico, etc.) es muy probable que no necesitarás usar códigos de barras.

Tampoco es indispensable el uso de códigos de barras si son poca la cantidad  y variedad de mercaderías que comercializa tu empresa.

Cualquiera que sea tu caso tu sistema contable gytano.online te permite trabajar con y sin códigos de barras como veremos en nuestras próximas lecciones.

Usaremos códigos de barras en nuestra práctica para que veas como funciona.

¿Cómo registro el código de barras de la mercadería en mi sistema contable?

Una vez seleccionado el campo código de barras en la página solo necesitas dispararle con tu lectora al código de barras de la mercadería y te aparecerá automáticamente su representación alfa-numérica.

Para los fines de esta práctica, como probablemente aún no tienes una lectora de códigos de barras puedes escribir tu mismo los dígitos. 

¿Qué hago si no quiero usar códigos de barras en una mercadería en particular? Simplemente no haces nada, puedes dejar el campo código de barra en blanco.


Costo Unitario: este es el costo unitario de compra de la mercadería para la empresa.

Como este un inventario inicial recomendamos usar el costo de la última compra que se hiso del producto. Para esto tendrás que tener a mano la última factura de compra.

Ten en cuenta que debes digitar el importe del costo unitario sin separador de miles y usar el punto(.) como separador de centavos.

Importante: si lo que estás registrando es un servicio (no es una mercaderia física) el costo debe ser igual a cero (costo = 0). De esta manera tu sistema reconoce que se trata de un servicio (que no compramos a ningún proveedor ni tenemos stock físico).

¿Porqué hay que registrar los servicios? 

Porque aunque no son mercaderías físicas los servicios son conceptos de venta que tu sistema contable necesita para emitir facturas de venta  y generar informes.


El Precio Unitario es precio de venta de la mercadería que le cobrarás a tus clientes.

Aclaración: el precio de venta que registres ahora para la mercadería no te restringe para nada y puedes cobrar otro precio distinto cuando factures ventas. También puedes modificar el precio de venta de una mercadería cuando lo desees.


Por último, nos falta indicar la categoría del Impuesto al Valor Agregado en que entra esta mercadería. 

En Paraguay hay tres categorías o porcentajes del I.V.A.: Extento, Gravado Normal y Gravado Reducido. Sólo tienes que seleccionar en la lista la categoría a la que pertenece la mercadería que estás registrando.

En nuestro ejemplo, a la harina de trigo le corresponde la categoría Gravado Reducido.

Para terminar solo falta apretar el botón Registrar para que quede registrada la nueva mercaderia en tu base de datos.

Tu sistema de contabilidad calculará y liquidará automáticamente el IVA  cuando registres tus compras y factures tus ventas.

Para terminar solo falta apretar el botón Registrar para que quede registrada la nueva mercaderia en tu base de datos.

¿Afectó nuestra contabilidad lo que acabamos de hacer?

La respuesta es no porque las mercaderias recién creadas tienen stock cero (no tienen existencia física en nuestro stock todavía). 

El patrimonio de tu empresa se verá afectado recién cuando indiquemos cuántas unidades tenemos en existencia de cada mercaderia... pero eso veremos en la siguiente lección.

Debes repetir el procedimiento visto aquí para registrar cada producto que compone tu inventario de mercaderias. Este puede fácilmente ser el trabajo mas grande de tu Inventario Inicial General para iniciar tu contabilidad pero lo bueno es que se hace solo una vez.

En nuestro ejemplo de empresa imaginaria vamos a agregar una mercaderia física más y también un servicio. 

En el futuro solo tendrás que crear en tu sistema contable las mercaderias que vayas agregando a tu inventario.

Tarea antes de continuar a la siguiente lección

Además de la mercadería que ya registramos debes agregar una mercadería más y un servicio:

  1. Mercaderia, descripción: HILDEBRAND HARINA 000 50KG. Moneda: Guaraníes. Proveedor: selecciona MOLINOS HILAGRO S.A. Grupo: HARINAS. Código de Barras: 79350618. Costo: 196000. Precio: 254000. IVA: IVA reducido.
  2. Servicio, descripción: CURSO DE PANADERIA. Moneda: Guaraníes. Proveedor: selecciona NINGUN PROVEEDOR Grupo: CURSOS. Código de Barras: no ponemos nada porque no usaremos código de barra para un servicio. Costo: como este es un servicio su costo debe ser igual a cero. Por tanto, escribe 0 en el campo costo. Precio: 250000. IVA: IVA Normal.

¡No dejes de hacer esta tarea! En la siguiente lección vamos a registrar las cantidades en existencia de las mercaderías.


¿Comentarios?

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Conceptos importantes de la contabilidad que debes comprender antes de comenzar tu práctica:

¡Es Hora de Practicar!

Registraciones Diarias

  • Los asientos contables (son el alimento que da vida a tu contabilidad y muy fáciles de registrar)
  • Pedidos Proveedores: (te mostramos como llevar registro de los pedidos que haces a tus Proveedores).
  • Compras Mercaderias: (¡Te mostramos como registrar las compras de mercaderías para la reventa!)
  • Pago Proveedores: (veremos como registrar los pagos a proveedores y otras herramientas relacionadas)
  • Pedidos Clientes: (tomar pedidos de tus clientes es importante, te mostramos como hacerlo)
  • Facturación: (la facturación es la transacción más importante en todas las empresas. ¡Te mostramos como hacerla!)
  • Gestion Cobranzas (Te mostramos el manejo de la gestión de cobro a tus clientes: ¡esto es fundamental para el éxito!)
  • Egresos: (¡sin egresos no hay ingresos! Te mostramos como registrar todos los pagos de tu empresa)
  • Acreedores: (Hay que ser muy cuidadoso en el manejo de las cuentas con Acreedores. ¡Te mostramos como hacerlo!)

Los Informes Contables

  • Informes Contables(Te mostramos los tres informes más importantes para dirigir tu empresa!)
  • Reportes de Ventas: (¡Veremos varios informes para controlar y dirigir tu esfuerzo de ventas!)

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